Ngày nay, sở hữu sự vươn lên là ko ngừng của khoa học kỹ thuật, kỹ thuật tiên tiến nhất đã được ứng dụng vào lĩnh vực hoạt động của con người, từ chế tạo, marketing tới giám sát và quản lý. Khoa học giúp con người quản lý công việc hiệu quả và nhanh chóng hơn, đồng thời phân phối thông tin kịp thời và tin cậy. Kế toán là 1 phòng ban quan yếu hàng đầu của hệ thống quản lý kinh tế tài chính, đóng vai trò lớn lớn trong việc kiểm soát, quản lý và điều hành những hoạt động chế tạo marketing của công ty, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay. Điều ấy đòi hỏi công ty buộc phải ứng dụng kỹ thuật vào tổ chức thực hành công tác kế toán sở hữu phần đích tạo ra 1 hệ thống thông tin kế toán hiệu quả. Hệ thống ấy buộc phải hợp lý, chặt chẽ, phân phối thông tin trung thực, kịp thời, đáng tin cậy sở hữu kỹ thuật xử lý tiên tiến nhất. Điều ấy ko chỉ góp phần vào việc gia nâng cao năng lực khó} mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động trong công ty. Đây là xu hướng vươn lên là tất yếu và yêu thích sở hữu tiến trình đổi new, đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập kinh tế như hiện nay.
Trong bài viết này hãy cùng SimERP tìm hiểu về khái niệm hệ thống thông tin kế toán và phương án vươn lên là hệ thống thông tin kế toán trong công ty.
Hệ thống thông tin kế toán là gì?
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là cấu trúc mà cơ quan hoặc công ty dùng để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính-kế toán của mình. Hệ thống thông tin kế toán có thể được dùng bởi viên chức kế toán, chuyên gia tư vấn, chuyên gia phân tách marketing, ban lãnh đạo, giám đốc tài chính (CFOs), kiểm toán viên, hay những nhà quản lý và cơ quan thuế.
Những viên chức kế toán được tập huấn chuyên sâu để khiến việc sở hữu AIS, đảm bảo tỷ lệ chính xác cao nhất trong những thanh toán tài chính và hoạt động lưu trữ tài chính của công ty, cũng như đảm bảo dữ liệu tài chính luôn sẵn sàng cho nhu cầu dùng trong lúc vẫn giữ nguyên dữ liệu gốc.
Thành phần của hệ thống thông tin kế toán
1 hệ thống thông tin kế toán cơ bản thường bao gồm 4 thành phần chính: con người, thủ tục và chỉ dẫn, dữ liệu, phần mềm. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từng thành phần ấy dưới đây.
Con người
Người trong hệ thống thông tin kế toán đơn giản là khách hàng hệ thống. Những chuyên gia cần dùng hệ thống trong 1 tổ chức bao gồm: kế toán viên, viên chức tư vấn, chuyên gia phân tách marketing, nhà quản lý, giám đốc tài chính và kiểm toán viên. Hệ thống kế toán giúp những phòng ban khác nhau trong công ty phối hợp ăn ý sở hữu nhau.
Có 1 hệ thống thông tin kế toán được thiết kế phải chăng, hầu hết mọi viên chức trong 1 tổ chức đều được ủy quyền để có thể truy cập vào hệ thống và nhận được thông tin cần thiết. Hệ thống cũng đơn giản hóa việc nhận thông tin cho những người bên bên cạnh tổ chức, công ty lúc cần thiết.
Hệ thống thông tin kế toán nên được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, hiệu quả, dễ dùng và hạn chế việc cải thiện nâng cấp.
Thủ tục và chỉ dẫn
Thủ tục và chỉ dẫn của hệ thống thông tin kế toán là những phương thức mà nó dùng để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý, truy xuất và xử lý dữ liệu. Những phương pháp này đều hoạt động 1 phương pháp tự động động. Dữ liệu có thể tới từ cả 2 nguồn: nội bộ (dí dụ: viên chức trong công ty) và nguồn bên bên cạnh (dí dụ: những đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng).
Những thủ tục và chỉ dẫn này sẽ được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán thông qua tài liệu và tập huấn. Để có được hiệu quả cao nhất, những thủ tục và chỉ dẫn buộc phải được tuân thủ nhất quán.
Dữ liệu
Để lưu trữ thông tin, hệ thống thông tin kế toán buộc phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu giống như ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL), ngôn ngữ máy tính thường xuyên được ứng dụng cho cơ sở dữ liệu. Hệ thống cũng sẽ cần nhiều đầu vào khác nhau để import data và để cho từng khách hàng hệ thống, cũng như những định dạng đầu ra khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của từng khách hàng khác nhau và những loại thông tin khác nhau.
Dữ liệu chứa trong hệ thống là hầu hết những thông tin tài chính-kế toán yêu thích sở hữu thực tiễn marketing của công ty. Bất kỳ dữ liệu marketing nào tác động tới hệ thống tài chính của công ty đều buộc phải đi vào hệ thống.
Loại dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán sẽ phụ thuộc vào quy mô và loại hình của công ty, tuy nhiên nó có thể bao gồm những loại dữ liệu sau đây:
- Hóa đơn bán hàng
- Những báo cáo tính sổ của khách hàng
- Những báo cáo phân tách marketing
- Đề nghị sắm hàng
- Hóa đơn của đơn vị phân phối
- Đánh giá sổ đăng ký
- Sổ chiếc chung
- Dữ liệu kiểm kê
- Thông tin liên quan tới biên chế
- Bảng chấm công
- Thông tin thuế
Những loại dữ liệu này tiếp tục có thể được dùng để lập báo cáo kế toán. Lưu trữ hầu hết dữ liệu này trên 1 nơi duy nhất – trong hệ thống thông tin kế toán sẽ tạo điều kiện cho hoạt động lưu trữ giấy tờ, phân tách, báo cáo, kiểm toán hay ra quyết định. Để dữ liệu thực sự hữu ích, nó buộc phải toàn bộ, chính xác và đáng tin cậy.
Phần mềm
Phần mềm của hệ thống thông tin kế toán là những chương trình máy tính được dùng để lưu trữ, quản lý, truy xuất, xử lý và phân tách dữ liệu tài chính-kế toán của công ty. Trước lúc có máy tính, hệ thống là những hệ thống thủ công, dựa trên giấy, tuy nhiên hiện nay, gần như những công ty đang dùng phần mềm kế toán khiến cơ sở cho hệ thống.
Chức năng của hệ thống thông tin kế toán
– Thu thập và lưu trữ những dữ liệu về hoạt động chế tạo marketing của công ty.
– Xử lý và phân phối thông tin hữu ích cho những đối tượng liên quan như:
- Phân phối báo cáo tài chính cho những đối tượng bên bên cạnh công ty (khách hàng, nhà đầu tư, kiểm toán viên).
- Phân phối thông tin chính xác, kịp thời và tin cậy dùng cho cho việc lập kế hoạch.
- Phân phối thông tin hữu ích cho hoạt động quản lý, đánh giá, kiểm soát việc thực hành kế hoạch.
- Phân phối thông tin nhanh chóng và chính xác cho hoạt động điều hành công ty hàng ngày.
– Tương trợ hoạt động kiểm soát trong công ty.
- Kiểm soát việc tuân thủ những quy trình hoạt động chế tạo marketing trong công ty.
- Bảo vệ những tài sản vật chất, tài sản trí tuệ của công ty.
- Kiểm soát hoạt động liên quan tới thông tin trong công ty để đảm bảo chúng luôn được xử lý 1 phương pháp chính xác và kịp thời.
Hệ thống thông tin kế toán trong công ty
Hiện nay, xây dựng và vươn lên là hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông tin kế toán tại những công ty tại Việt Nam vẫn đang gặp nhiều khó khăn. Việc thiết kế hệ thống thông tin trong kỷ nguyên kỹ thuật 4.0 cần buộc phải được nhanh chóng thực hành và hoàn thiện nhằm nâng cao cường hiệu quả quản lý và nâng cao khả năng khó} cho những công ty.
Thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong công ty
Để thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong công ty 1 phương pháp hiệu quả, người mua có thể tham khảo đề xuất dưới đây của chúng tôi.
Thứ 1, công ty buộc phải tổ chức bộ máy kế toán có sự hài hòa giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Để hệ thống thông tin kế toán hoạt động hiệu quả, những công ty cần tổ chức bộ máy kế toán quản trị hài hòa sở hữu kế toán tài chính trong cùng 1 phòng ban. Tuy nhiên, sự hài hòa này vẫn cần tách biệt, phân công 1 phương pháp rõ ràng về nội dung, phạm vi phân phối thông tin cũng như mối quan hệ giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính, giữa phòng ban kế toán chi tiết và phòng ban kế toán tổng hợp để hạn chế sự chồng chéo, chậm trễ trong công tác xử lý và phân phối thông tin.
Thứ 2, cần buộc phải thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ kế toán. Công ty cần thiết kế lại quy trình luân chuyển chứng từ để dùng cho hiệu quả cho hệ thống thông tin kế toán. Trước hết, cần xây dựng thêm 1 số chứng từ về chế tạo nhằm dùng cho cho công tác quản lý chi phí tổn và tính toán giá thành của kế toán. Đồng thời, đưa ra những phần như người viết quy trình, người xét thông qua, người đánh giá. Bên cạnh ra, nội dung cần đề cập tới: danh phần chứng từ dùng; quy định về thời kì luân chuyển chứng từ và thời hạn quy định, quy trình bán chịu.
Thứ cha, vươn lên là hệ thống account kế toán theo hướng phân phối thông tin quản trị. Dựa vào cơ sở hệ thống account kế toán được Bộ Tài chính ban hành, công ty có thể thiết kế lại bảng hệ thống thông tin kế toán để có thể theo dõi định phí tổn, biến phí tổn, và những mã quản lý yêu thích sở hữu nhu cầu quản lý thông tin.
Thứ tư, xây dựng sổ sách kế toán theo hướng phân phối thông tin dùng cho quản trị. Những loại sổ sách chi tiết, sổ chiếc tổng hợp, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động marketing… của hệ thống sổ sách kế toán đều có vai trò dùng cho cho công tác kế toán quản trị. Về hệ thống thông tin kế toán ko buộc phải} xây dựng theo mẫu quy định. Căn cứ vào phần đích quản lý, công ty sẽ lập ra 1 hệ thống sổ sách nhằm theo dõi và phân phối thông tin kịp thời, chính xác cho những nhà quản trị.
Thứ 5, tổ chức hệ thống báo cáo. Phần mềm báo cáo trong hệ thống thông tin kế toán được thiết kế, lập và trình bày 1 phương pháp linh hoạt và yêu thích sở hữu nhu cầu của khách hàng.
Xuất phát từ quy mô, loại hình marketing và bắc buộc của người quản lý, cần có những loại báo cáo sau: Nhu cầu thông tin và báo cáo dùng cho chức năng hoạch định của nhà quản trị; Chuyên dụng cho công tác đánh giá của nhà quản trị; Nhu cầu thông tin và báo cáo dùng cho hoạt động ra quyết định của nhà quản trị.
Ứng dụng kỹ thuật thông tin chính là chìa khóa giúp công ty phân tách, xử lý nhanh thông tin thu thập, cũng như đưa ra báo cáo kịp thời, đảm bảo được tính hữu ích của thông tin.
Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
Để đảm bảo sự an toàn cho hệ thống thông tin nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng, công ty cần tập trung thực hành những biện pháp sau:
Thứ 1, bảo vệ hệ thống thông tin kế toán khỏi sự truy cập bất hợp pháp: Việc thâm nhập bất hợp pháp máy tính của những kế toán viên và máy chủ chứa phần mềm, dữ liệu kế toán có thể gây ra nhiều rủi ro cho công ty. Do vậy, việc bảo vệ hệ thống dữ liệu của công ty khỏi sự truy cập trái phép là biện pháp trước tiên cần được ưu tiên triển khai.
Thứ 2, giám sát hoạt động truy cập hệ thống: Bên cạnh ngăn chặn sự truy cập bất hợp pháp, công ty còn buộc phải theo dõi và giám sát hầu hết hoạt động truy cập vào hệ thống thông tin kế toán. Theo ấy, công ty có thể dùng nhật ký truy cập, thường sẽ là 1 phần của module hệ điều hành bảo mật để theo dõi, kiểm soát thời kì đăng nhập, loại bắc buộc truy cập, mã người truy cập và dữ liệu truy cập.
Thứ cha, bảo vệ sự xâm nhập cơ vật lý trái phép những thiết bị xử lý: Để hạn chế cao nhất} nguy cơ mất thiết bị máy tính, hay bị tiết lộ, phá hoại thông tin thì việc kiểm soát chặt chẽ sự truy cập cơ vật lý vào hệ thống máy tính của công ty là điều vô cùng cần thiết.
Thứ tư, dùng những kỹ thuật tiên tiến để ngăn chặn hành vi phá hoại dữ liệu: Trên thực tế, nguy cơ mất an toàn dữ liệu có liên quan khá nhiều tới hành vi trộm cắp hoặc thay đổi đổi dữ liệu bằng việc dùng những kỹ thuật kỹ thuật. Do vậy, để đảm bảo an ninh hệ thống dữ liệu kế toán, công ty cũng cần dùng những kỹ thuật tương ứng để ngăn chặn những hành vi phá hoại dữ liệu.
Thứ 5, đảm bảo an ninh đối sở hữu việc lưu trữ dữ liệu kế toán: Những biện pháp đảm bảo an ninh cho việc lưu trữ dữ liệu kế toán bao gồm: thiết bị lưu trữ như đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa nén, đĩa CD, USB hay băng từ, sao lưu dự phòng dữ liệu.
Thứ 6, đảm bảo an ninh đối sở hữu việc truyền tải dữ liệu: Những công ty cần giám sát chặt chẽ mạng máy tính để sớm tìm ra những điểm yếu về an ninh, từ ấy nâng cao cường những hoạt động bảo trì và sao lưu dữ liệu… nhằm giảm thiểu những nguy cơ và rủi ro.
Thứ 7, những kế hoạch phục hồi và xây dựng lại dữ liệu đã mất: DN cần có kế hoạch ngăn ngừa và phục hồi dữ liệu bằng việc thực hành sao lưu dự phòng dữ liệu. Đối sở hữu những dữ liệu đặc biệt quan yếu cần chứa giữ trên nơi an toàn, bên cạnh phạm vi DN càng phải chăng. Đồng thời, DN cần cài đặt những phần mềm ứng dụng cho phép phục hồi nhanh nhất những dữ liệu đã mất.
Vai trò của hệ thống thông tin kế toán
Lưu trữ và xử lý dữ liệu
Khoa học kỹ thuật ngày càng vươn lên là, kéo theo sự vươn lên là mạnh mẽ của những ngành kinh tế khác. Điều ấy đã đặt ra 1 thách thức lớn lớn cho những công ty về vấn đề lưu trữ và quản lý thông tin tài chính-kế toán. Lúc này, vai trò của hệ thống sẽ phát huy cao nhất}. Hệ thống thông tin kế toán đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ và xử lý thông tin để phân phối những thông tin hữu ích và đáng tin cậy nhất dùng cho cho những quyết định chiến lược của công ty.
Cầu nối cho hệ thống tác nghiệp và hệ thống quản trị
Hệ thống thông tin kế toán được vươn lên là như 1 cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp của những tổ chức và công ty. Bên cạnh vai trò chính là lưu trữ và xử lý thông tin, thì hệ thống còn có nhiệm vụ thống kê tổng hợp để đưa ra những báo cáo kế toán chính xác, từ ấy những công ty có thể giải quyết công việc kế toán nhanh chóng, nâng cao cường tính tương tác trong quy trình khiến việc.
Tiết kiệm thời kì và chi phí tổn
Hệ thống thông tin kế toán góp phần ko bé để tiết kiệm chi phí tổn và thời kì cho công ty dùng. Lúc dùng hệ thống, nhà quản lý sẽ hạn chế được những sai sót ko đáng có trong lưu trữ thông tin. Qua ấy, phần nào hạn chế những tổn thất có thể xảy ra, giúp cho công ty hạn chế được những thiệt hại nghiêm trọng về mặt tài chính.
Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán đã phần nào giải quyết cha vấn đề lớn của công ty tư nhân hiện nay. Thứ 1, tương trợ và nâng cao khả năng khó} cho công ty, thứ 2 là tương trợ việc ra quyết định cho công ty, cuối cùng là tương trợ nghiệp vụ, hoạt động chế tạo marketing giúp công ty ngày càng vươn lên là thịnh vượng.
Lời kết
Trên đây là những thông tin tổng hợp về hệ thống thông tin kế toán trong công ty. Hy vọng, qua bài viết này bạn đọc đã nắm được vai trò của HTKT trong công tác tổ chức, quản lý và điều hành công ty. Giả dụ còn bất cứ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận dưới bài viết này để được SIMERP giải đáp nhanh chóng nhé!
