Bố cục lúc viết E mail bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
1. Greeting (Chào hỏi)
Khởi đầu có phần “mở màn” chào hỏi, ta có thể dùng mẫu câu trang trọng và lịch sự sau đây:
Expensive + title (danh xưng) + surname (họ)
Dí dụ: Expensive Mr| Ms| Mrs Parker.
Bạn có bao giờ thắc mắc liệu nên dùng Ms hay Mrs ko? Ta thường dùng Ms đối có phụ nữ độc thân, và Mrs đối có phụ nữ đã có gia đình nhé
Trong trường hợp bạn ko biết tên hay nam nữ của người nhận thì chúng ta có thề dùng Expensive Sir/madam.
2. Opening remark (Lời mở đầu)
Phần Opening remark thường là những câu hỏi thăm về tình hình sức khoẻ hoặc tình hình hiện tại của người nhận. Trong trường hợp người nhận là người bạn ít hoặc ko quen biết nhiều, bạn có thể dùng những mẫu câu đơn giản để hỏi thăm nhưng ko có phần đích hồi đáp như:
- How are you?
- How are issues?
Hoặc là những câu chúc đơn giản và thịnh hành có cấu trúc ‘I hope’:
- I hope you’re doing nicely. (Hy vọng cô vẫn khỏe);
- I hope you might have a pleasant weekend. (Hy vọng là cô có 1 kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ).
- I hope this e mail finds you nicely (Hy vọng e mail này tới tay bạn lúc bạn đang vui vẻ, mạnh khỏe)
Giả dụ người nhận e mail là người quen hoặc bạn và người đấy đã có liên lạc có nhau trước đấy, bạn có thể khởi đầu bằng những lời hỏi thăm về những công việc mà người đấy đã làm cho trong thời kì vừa qua, hoặc những lời chúc cho những dự án sắp tới của họ. Hoặc đơn giản là trả lời cho câu hỏi mà người đấy đã hỏi bạn trong e mail lần trước.
3. Introduction (Giới thiệu)
Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ nguyên nhân vì sao chúng ta viết e mail này, do đấy tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có phương pháp mở đầu e mail theo nhiều phương pháp khác nhau. Để vào thẳng phần đích của e mail, khách hàng có thể mở đầu bằng cụm từ đơn giản sau đây:
- I’m writing lớn + verb… (tôi viết e mail này để …)
Chúng ta ko nên dùng từ viết tắt như I’m trong 1 văn phong trang trọng và lịch sự, thay thế vì đấy ta nên ghi rõ:
- I’m writing lớn ask for the details about the English programs. (Tôi viết e mail này để đề nghị quý vị phân phối thông tin về khóa học tiếng Anh);
- I’m writing lớn test if every thing is prepared for the launch of the product. (Tôi viết e mail này để đánh giá mọi thứ đã sẵn sàng cho việc tung ra siêu phẩm new chưa).
Đối có những mối quan hệ xã giao, ta nên dùng câu hỏi/câu nói gián tiếp và dùng câu hỏi/câu nói quản lý cho những mối quan hệ thân mật hơn. Bên cạnh ra khách hàng có thể dùng những từ cho cấu trúc trên như
- I’m writing lớn + complain/ clarify/ affirm/ apologize.
Để đa dạng phương pháp viết, ta có thể dùng “I would really like lớn…” thay thế cho “I’m writing lớn…”. Đặc biệt, trong tình trạng ko cần quá trang trọng, khách hàng có thể dùng đơn giản như “I simply need lớn…”
4. Mainpoint (Nội dung chính)
Tới đây, bạn đã có thể trình bày rõ ràng hơn, nội dung chi tiết để giải bày cho lí do viết e mail phía trên. Bởi đây là e mail nên chúng ta cần nêu vấn đề càng ngắn gọn, xúc tích càng phải chăng. Giả dụ nội dung quá lan man, bạn sẽ làm người đọc bối rối lúc ko thể nắm được ý chính bạn muốn nói tới là gì.
Dí dụ như bạn đang viết 1 bức e mail gửi cho thầy cô tại trường để xin vắng học trong hôm đấy, sau khoản thời gian trình bày lí do viết e mail, hãy nói rõ bạn xin nghỉ phép vào ngày nào, buổi học nào và lí do tại sao bạn vắng học vào ngày hôm đấy. Giả dụ có thêm thông tin, bạn cũng chỉ cần đưa ra 1 lời cam kết ngắn gọn bạn sẽ hỏi lại bài toàn bộ trước lúc tới lớp vào hôm sau.
Tất nhiên, 1 bức e mail cũng giống như 1 câu chuyện bạn đề cập nhằm thuyết phục người nhận tiếp nhận được thông tin, vấn đề và hồi đáp trao đổi giả dụ cần. Khác biệt 1 chỗ là câu chuyện trong e mail chỉ đề nghị những thông tin chính, đầu phần chính để người nhận dễ dàng theo dõi. Hãy vận dụng vốn câu từ tiếng Anh của chính bạn để sáng tạo theo văn phong riêng của mình nhé.
Lưu ý giả dụ như bạn có dùng lại những cụm từ dùng trong văn phong trang trọng như DOL đã gợi ý bên trên, bạn cũng nên hạn chế và đọc lại 1 lần nữa trước lúc gửi để đảm bảo câu từ mượt mà và tự động nhiên nhất có thể nhé.
5. Concluding sentence (Lời kết)
Đừng quên chào lại 1 lần nữa tại cuối thư. Tất nhiên, phương pháp chào lúc này sẽ khác có phần mở đầu thư vì bạn cần kết lại nội dung của cả thư hoặc “nhắc nhở” người nhận phản hồi lại thư của mình. Bạn có thể chọn 1 số phương pháp sau đây để kết thúc 1 e mail bằng tiếng Anh:
- Let me know when you want anymore data. (Hãy cho tôi biết giả dụ anh cần thêm thông tin);
- Please get again lớn me as quickly as attainable. (Hãy trả lời e mail sớm nhất có thể nhé);
- I look ahead lớn listening to from you quickly. (Tôi siêu mong sớm nghe tin từ bạn);
- Be happy lớn contact me when you want additional data. (Đừng ngại liên lạc có tôi giả dụ anh cần thêm thông tin nhé).
Hoặc bạn có thể dùng “Please don’t hesitate lớn contact me…” để thay thế thế cho “Be happy lớn contact me…” Trong trường hợp văn phong thư cần trang trọng hơn nữa, bạn còn có thêm những lựa chọn sau đây:
- Do you have to want any additional data, please don’t hesitate lớn contact me. (Giả dụ có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên lạc có tôi);
- I belief the above element resolves your queries. Please be at liberty lớn contact us if we might be of additional help. (Tôi hy vọng e mail này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Giả dụ chúng tôi có thể viện trợ gì thêm, xin hãy liên lạc);
- Please reply upon getting the prospect lớn… (Xin hãy hồi âm ngay lúc bạn đã…);
- We respect your assist on this matter and look ahead lớn listening to from you quickly. (Siêu cảm ơn sự viện trợ của bạn và mong nhận được hồi âm sớm).
6. Log off (Ký tên)
Để kết thúc e mail, ta sẽ cần chú ý tới 2 phần bé, đấy là những dòng chữ đi kèm và phần họ tên (chữ kí) của người gửi thư như sau:
Trường hợp ko cần quá trang trọng
- All the perfect;
- Greatest needs;
- Regards;
- Take care;
- Bye.
Trường hợp trang trọng
- Greatest regards;
- Heat regards;
- Lúc dùng Expensive Ms/Mrs + surname tại đầu e mail thì dùng => Yours sincerely;
- Lúc dùng Expensive Sir/madam tại đầu e mail thì dùng => Yours faithfully.
Dí dụ:
Yours sincerely;
Nguyen Van An.
