1. Giải nghĩa Pre-alert là gì?
Pre-alert có tên tiếng anh là Agent despatched lớn Forwarder, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là bộ giấy tờ cần có trước lúc hàng hóa được gửi tới.
Cụ thể bạn đọc có thể hiểu rằng, đối có hàng hóa sắp được xuất khẩu, viên chức khiến hàng nên có đủ thông tin và những chứng từ liên quan về hàng hóa ấy bao gồm Pre-alert. Lúc đã chuẩn bị xong bộ chứng từ và Pre-alert, viên chức khiến hàng sẽ gửi chuyển phát nhanh sang chi nhánh của đơn vị ấy tại nước bên cạnh. Trường hợp ko có bộ giấy tờ và chứng từ này, người nhận sẽ ko xác định được thông tin hàng hóa, ko nhận định được hàng thực hàng giả hay nhiều vấn đề khác. Vì vậy Pre-alert siêu quan yếu trong ngành logistic.
Tại đây có 2 lưu ý lớn, thứ 1 bộ chứng từ kèm Pre-alert nên gửi chuyển phát nhanh trước lúc hàng hóa tới. Điều thứ 2 là bộ chứng từ và Pre-alert sẽ được gửi tới chi nhánh hay đại lý của chính đơn vị ấy mà ko nên đơn vị nào khác để giải quyết hàng hóa được gửi sang.
Nói tóm lại, Pre-alert là 1 bộ giấy tờ liên quan tới thông tin hàng hóa được tạo ra và gửi đi kèm 1 số chứng từ tới đại lý của đơn vị ấy tại nước bên cạnh trước lúc hàng hóa được chuyển tới.
Vậy có những loại chứng từ nào trong bộ giấy tờ Pre-alert? Đối có từng nghiệp vụ trong xuất nhập khẩu thì bộ giấy tờ Pre-alert và những loại chứng từ sẽ khác nhau. Cần xác định nghiệp vụ như xuất hay nhập trước lúc chuẩn bị giấy tờ Pre-alert.
Xem thêm: Non industrial bill là gì và thông tin về hóa đơn phi thương mại
2. Quy trình khiến việc có Pre-alert
2.1. Cần chuẩn bị những gì cho bộ giấy tờ Pre-alert lúc xuất khẩu hàng hóa?
Trước tiên viên chức cần thỏa thuận có khách hàng về hợp đồng và giá cả. Sau khoản thời gian cả 2 bên đã chốt, viên chức chứng từ sẽ liên lạc có phòng ban xuất khẩu tại đây là những hãng tàu và những bên nhận tải giao hàng. Hãng tàu nhận tải hàng hóa sẽ phân phối tờ lệnh cho phép dùng container rỗng để chứa hàng hóa cho người đặt chỗ hay forwarder. Sau khoản thời gian có tờ lệnh, viên chức sẽ gửi fax tới cho người đóng hàng tại những kho bãi để đóng gói và kê khai hàng hóa đồng thời theo dõi quy trình để giảm thiểu việc trễ giờ gửi so có ngày tháng đã chốt theo hợp đồng có khách hàng.
Viên chức sẽ tiến hành khiến vận đơn HBL lúc hàng hóa đã được đóng xong vào container, trong ấy HBL là vận đơn nhà hay còn gọi là vận đơn thứ cấp được phát hành bởi bên giao nhận forwarder.. Tại quy trình này, viên chức chứng từ sẽ gửi bản nháp cho chủ shop (khách hàng) và lúc chủ shop đã xác nhận, viên chức chứng từ sẽ chính thức phát hành vận đơn chính thức.
Bước tiếp theo sau thời điểm đã có thông tin lô hàng và vận đơn, viên chức sẽ gửi nó tới cho những hãng tàu để phát hành vận đơn chủ (grasp invoice) hay còn gọi là phát hành MBL, trong ấy MBL là vận đơn chủ được phát hành từ bên chuyên chở hàng hóa. Vận đơn chủ sẽ lại được chuyển cho viên chức chứng từ để đánh giá kỹ hơn về số container, tên tàu, số chuyến, tên đại lý,…
Cuối cùng, viên chức chứng từ cần lưu lại toàn bộ file và giấy tờ liên quan tới hàng hóa xuất khẩu là HBL, MBL, hóa đơn hàng hóa, giấy giới thiệu, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy khai báo hải quan,… và gửi toàn bộ cho nhà xuất nhập khẩu.
Tham khảo thêm: Open Account là gì? Phương thức tính sổ quốc tế thuận tiện
2.2. Chứng từ Pre-alert trong nhập khẩu hàng hóa
Chứng từ Pre-alert sẽ được tiếp nhận từ chủ đại lý của đơn vị ấy bên nước bên cạnh và sau thời điểm tiếp nhận bộ chứng từ, viên chức bên nhận cần khiến 1 vài thủ tục sau. Thứ 1 là khai báo Cargo Manifest (bản khai lược hàng hóa) và gửi nó cho hãng tàu có tên trên vận đơn chủ MBL. Thứ 2, viên chức chứng từ sẽ nhận thông tin hàng tới Arrival Discover (viết tắt là A/N có nghĩa là giấy báo hàng tới) từ hãng tàu hay những đơn vị gom hàng.
Viên chức chứng từ tiếp theo sẽ tới bên gửi thông tin A/N để lấy lệnh giao hàng Supply Order (D/O) và những chứng từ đi kèm nên nhắc tới như những lệnh giao hàng D/O thứ cấp (bản sao lệnh giao hàng có dấu xác nhận, vận đơn chủ MBL từ hãng tàu, vận đơn thức cấp HBL từ đơn vị giao vận hàng hóa.
Tiếp ấy, phát hành lệnh giao hàng D/O tới cho khách hàng, thu chi phí khiến hàng, chi phí kho bãi, chi phí tải,… và xử lý 1 số quy trình khác có khách hàng.
Cũng giống như quy trình khiến Pre-alert lúc xuất khẩu, sau thời điểm hoàn thành những thủ tục, quy trình, viên chức chứng từ sẽ lưu lại bản sao của vận đơn HBL, MBL, lệnh giao hàng bản sao, danh sách đơn hàng theo đúng quy trình khiến chứng từ xuất nhập khẩu trong điều khoản thương mại quốc tế.
Xem thêm: Việc khiến Chứng từ xuất nhập khẩu
2.3. Quy trình gửi Pre-alert
Những chứng từ hiện nay phần lớn được gửi qua phần mềm thay thế vì chuyển phát nhanh như trước. Điều này giúp tiết kiệm thời kì, tiền bạc, hạn chế những rủi ro như đánh mất chứng từ hay liên lạc nhanh chóng giữa những bên liên quan. Lưu trữ chứng từ dễ dàng, nhanh gọn và giảm thiểu mất mát cũng là 1 điểm cùng lúc gửi Pre-alert qua hệ thống. Vậy những bước để tiến hành gửi Pre-alert qua hệ thống là gì?
Bước trước tiên, nhấp chuột vào phần Outbound và chọn Sea Feight, tiếp ấy chọn Pre-alert để tạo bản giấy tờ gửi đi.
Bước thứ 2 là khiến việc có giấy tờ Pre-alert. Trên tờ khai này, nhập số file/job hoặc dùng tính năng kiếm tìm số file/job, đánh giá số No. 1 bí quyết kiên cố chắn tiếp theo chọn Course of để lấy dữ liệu hiển thị trên file có nội dung cụ thể. Lúc ấy, trong file sẽ bao gồm mọi những thông tin về lô hàng như giá trị, ngày xuất nhập hàng, ngày tháng tải,…cùng nhiều thông tin khác giống trong bản cứng bộ giấy tờ này.
Bên cạnh ra, những đơn vị nhập khẩu hay xuất khẩu sẽ đưa thêm hay đề nghị thêm 1 số thông tin liên quan tới hàng hóa cần có và nhập data vào trong file như số lượng hàng hóa tải, vận đơn chủ lúc tải bằng đường thủy hay đường hàng ko, số hiệu máy bay,… tương ứng để hoàn thành bộ giấy tờ Pre-alert. 1 lưu ý lúc dùng hệ thống là dữ liệu cần nhập bằng tay hoặc copy paste để giảm thiểu nhầm lẫn trong quy trình thực hiện.
Bước thứ cha sau thời điểm viên chức chứng từ bên giao hàng hoàn thành bộ giấy tờ Pre-alert là gửi electronic mail qua bên đại lý nhận hàng hóa. Chú ý 1 số phần lúc thực hành gửi chứng từ như sau. Tại phần Kind, người gửi có thể chọn Default Electronic mail Account để tự động động chọn liên hệ của đơn vị, giảm thiểu ghi sai electronic mail đơn vị. Phần “Lớn” là ghi liên hệ electronic mail của bên nhận hàng. Lúc soạn thảo electronic mail nhớ đính kèm bộ chứng từ và giấy tờ Pre-alert đã tạo.
Bước cuối cùng là đánh giá lại thông tin và electronic mail xem đã chính xác chưa và đủ chưa, giảm thiểu mất thời kì gửi qua gửi lại chứng từ do nhầm lẫn hay thiếu xót. Việc gửi những bộ chứng từ qua hệ thống tiết kiệm siêu nhiều thời kì và sửa đổi bổ sung cũng dễ dàng hơn. Tuy nhiên lúc khiến việc, sai lầm ko thể giảm thiểu khỏi nhưng nên hết sức kỹ càng vì giấy tờ 1 lúc bị nhầm sẽ dẫn tới nhiều hậu quả về sau.
Trên đây là thông tin tổng hợp về bộ giấy tờ Pre-alert của sentayho.com.vn về thuật ngữ Pre-alert trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa. Hy vọng người tiêu dùng đã có thêm thông tin và hiểu hơn về quy trình khiến việc có bộ chứng từ Pre-alert và những chứng từ liên quan khác lúc xuất nhập hàng hóa.
Bài viết tham khảo: Ops là gì? Những công việc Ops trong lĩnh vực hàng hải
