Stakeholders trong quản lý dự án là gì? – Atoha

Stakeholders là gì?

Stakeholder (tạm dịch là “những bên liên quan”) là thuật ngữ dùng để chỉ những cá nhân, nhóm, tổ chức có mối quan hệ liên quan mật thiết có công ty, đặc biệt trong những dự án. Đây là đối tượng có sự lưu ý, có thể chia sẻ về nguồn lực, có thể tác động và/hoặc đồng thời chịu những tác động quản lý hoặc gián tiếp tới hoạt động công ty về chiến lược, kế hoạch, hoạt động marketing, danh phần, chương trình, dự án… hoặc nhận biết bản thân bị liên quan bởi những quyết định, hoạt động hoặc kết quả của dự án, chương trình hoặc danh phần. Stakeholders cũng bao gồm nhóm đối tượng những bên liên quan quan yếu có khả năng liên quan hoặc quyết định tới sự tồn tại và vươn lên là của công ty.

Stakeholder trong phạm vi Quản lý dự án PMP®

Trong phạm vi kỳ thi PMP®, những bên liên quan (stakeholders) là cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có thể liên quan, bị liên quan hoặc nhận biết bản thân bị liên quan bởi quyết định, hoạt động hoặc kết quả của dự án, chương trình hoặc danh phần.

1 dự án được đánh giá là thành công lúc hầu hết những Stakeholders cảm thấy hài lòng?

Những bên liên quan trong dự án có thể bao gồm:

• Sponsors (Những nhà tài trợ) có thể là những cá nhân hoặc nhóm phân phối tương trợ tài chính, nguồn lực và sự tương trợ cho dự án. Nhà tài trợ chính thức ủy quyền cho dự án bằng bí quyết ký vào bản điều lệ dự án.

• Khách hàng và người dùng (Clients and customers) sẽ phê thông qua những giao phẩm của dự án.

• Người bán (Sellers) sẽ phân phối những thành phần, siêu phẩm hoặc dịch vụ cho dự án theo hợp đồng.

• Những đối tác marketing (Enterprise companions) sẽ có mối quan hệ và vai trò marketing đặc biệt có dự án chẳng hạn như thực hành cài đặt, tập huấn hoặc tương trợ.

• Những nhóm tổ chức (Organizational teams) là những bên liên quan nội bộ bị liên quan bởi những hoạt động của nhóm dự án như pháp lý, tài chính, vận hành, bán hàng và dịch vụ khách hàng.

• Những nhà quản lý chức năng/giám đốc phòng ban (Purposeful managers) quản lý những phòng ban tổ chức như nhân sự, tài chính, sắm sắm, hoặc kế toán và những người tương trợ những hoạt động của dự án.

• Những bên liên quan khác (Different stakeholders) đóng góp hoặc lưu ý tới những giao phẩm dự án như những cơ quan quản lý chính phủ, nhà tư vấn và những tổ chức tài chính.

Tip: 1 kinh nghiệm để phân loại những bên liên quan trong 1 dự án là phân loại theo những phòng ban trong 1 tổ chức, tiếp theo có thêm 1 nhánh là những bên liên quan bên bên cạnh tổ chức! Việc này nhằm đảm bảo ko bỏ sót bất kỳ bên liên quan quan yếu nào trong 1 dự án.

Xác định Stakeholders như thế nào?

Stakeholder có thể bị liên quan bởi dự án hoặc họ sẽ liên quan tới những dự án theo bí quyết hăng hái hoặc tiêu cực. Điều này bao gồm cả khách hàng, khách hàng, giám đốc dự án và đội nhóm thực hành dự án, nhà tài trợ, người quản lý hoặc vận hành trong tổ chức, những phòng ban hoặc nhóm khác trong tổ chức (như phân tách marketing, tiếp thị, sắm sắm, chất lượng hoặc pháp lý) và người bên bên cạnh phân phối dịch vụ cho dự án (nhà phân phối, thầu phụ, …)…

Stakeholders có thể bị liên quan bởi dự án hoặc liên quan tới dự án theo bí quyết hăng hái hay tiêu cực

Sự thành công dự án gắn liền có sự hài lòng của Stakeholders nên việc giữ cho Stakeholders hài lòng là việc siêu quan yếu có người giám đốc dự án (Undertaking Supervisor) trong mọi thể loại dự án.

Energy/Curiosity Grid (lưới Quyền lực/Mối lưu ý) là 1 công cụ quan yếu để phân loại những stakeholders, trong ấy những bên liên quan sẽ được phân loại theo cấp thẩm quyền của họ (quyền lực – energy) và mức độ lưu ý của họ về kết quả của dự án (lưu ý – curiosity). Từ ấy chúng ta có chiến lược quản lý những bên liên quan thích hợp:

• Quyền lực CAO, Mối lưu ý CAO: Quản lý chặt chẽ. Có thí dụ trên thì những bên liên quan B, F, H cần được quản lý chặt chẽ. [High power / High interest: Manage Closely]
• Quyền lực CAO, Mối lưu ý THẤP: Giữ hài lòng. Có thí dụ trên thì bên liên quan A cần được giữ hài lòng. [High power / Low interest: Keep Satisfied]
• Quyền lực THẤP, Mối lưu ý CAO: Giữ thông tin. Có thí dụ trên thì những bên liên quan C, E cần được giữ thông tin. [Low power / High interest: Keep Informed]
• Quyền lực THẤP, Mối lưu ý THẤP: Giám sát. Có thí dụ trên thì những bên liên quan D, G cần được giữ thông tin. [Low power / Low interest: Monitor]

PMP Tip: Đề thi PMP thường xuyên xuất hiện 2-3 câu hỏi về Energy/Curiosity grid!

Vai trò của Stakeholders là gì?

Vai trò của những bên liên quan trong 1 dự án được xác định bởi Giám đốc dự án và chính những bên liên quan ấy. Những bên liên quan nên tham dự vào việc lập kế hoạch dự án và quản lý dự án bằng bí quyết tham dự vào:

• Tạo ra điều lệ dự án và tuyên bố phạm vi dự án
• Xây dựng kế hoạch quản lý dự án
• Phê thông qua thay thế đổi dự án và có thể thuộc ban kiểm soát thay thế đổi (Change Management Board – CCB)
• Xác định những ràng buộc và giả định
• Xác định bắc buộc
• Quản lý rủi ro

Stakeholders trong dự án phần mềm

Trong môi trường dự án Agile trong dự án phần mềm, vai trò chủ sở hữu dự án được phụ trách bởi 1 người nào ấy từ công ty và chịu trách nhiệm khiến việc có nhóm Agile để ưu tiên những tính năng và chức năng. Có vai trò như sau:

• Tham gia đánh giá và chấp nhận những giao phẩm được trình bày.
• Là 1 chủ sở hữu rủi ro.
• Tham dự đánh giá section gate evaluate
• Được tham dự trong việc quản trị.
• Xác định những vấn đề, sự cố.
• Thu thập bài học kinh nghiệm.
• Phân phối đánh giá chuyên gia.

Stakeholder cần sớm ngồi lại có nhau bàn bạc trước những quyết định quan yếu

Stakeholder Engagement Evaluation Matrix là gì?

Stakeholder Engagement Evaluation Matrix (Ma trận đánh giá sự tương tác của những bên liên quan) là 1 ma trận so sánh mức độ tham dự tương tác hiện tại và mức độ tham dự tương tác mong muốn của những bên liên quan. Ma trận này có thể được dùng để phân loại những bên liên quan của dự án thành những nhóm bé hơn dựa trên mức độ phân loại. Sự tương tác và tham dự của những bên liên quan sẽ thay thế đổi theo từng dự án. Những cấp độ phân loại có thể bao gồm 5 cấp độ:

• Unaware (Ko biết): Ko biết về dự án và những tác động tiềm ẩn
• Resistant (Kháng cự): Nhận thức về dự án và những tác động tiềm ẩn; và chống lại sự thay thế đổi
• Impartial (Trung lập): Nhận thức về dự án; nhưng ko kháng cự cũng như ko tương trợ
• Supportive (Tương trợ): Nhận thức về dự án và những tác động tiềm ẩn; và tương trợ sự thay thế đổi
• Main (Dẫn đầu): Nhận thức về dự án và những tác động tiềm ẩn; và hăng hái tham dự vào việc đảm bảo dự án thành công

Trong Ma trận đánh giá sự tương tác của những bên liên quan sau đây, mức độ tham dự của những bên liên quan được xác định. Mức độ tương tác hiện tại được biểu thị bằng chữ “C” (viết tắt của từ “Present engagement stage”) và mức tương tác mong muốn được biểu thị bằng chữ “D” (viết tắt của từ “Desired engagement stage”) đối có từng bên liên quan.

Lúc ấy chúng ta có thể nhận ra những khoảng bí quyết giữa C và D đối có bất kỳ 1 stakeholder nào (có thí dụ trên hình trên thì Stakeholder 1 và Stakeholder 2). Từ ấy giám đốc dự án cùng có đội nhóm dự án sẽ đề ra những giải pháp hành động để lấp đầy khoảng bí quyết này. Đây cũng chính là bí quyết vận dụng Ma trận đánh giá sự tương tác của những bên liên quan nhằm gia nâng cao sự tương tác tương trợ của những bên liên quan, từ ấy gia nâng cao xác suất thành công của dự án.

Tóm lại Undertaking Supervisor cần chịu trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu và mong đợi của những bên liên quan (nhất là những bên liên quan quan yếu), truyền đạt lại có nhóm, thiết lập quy trình khiến việc và quản lý giám sát chặt chẽ để đảm bảo chất lượng giao phẩm và bàn giao dự án đúng hạn. Cần xác định những Stakeholder siêu sớm từ lúc dự án khởi đầu, ghi chú hầu hết những thông tin bắc buộc liên quan và đánh giá liên quan của họ tới dự án, từ ấy gia nâng cao khả năng thành công của dự án.

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP®

Quản lý dự án là gì? – What’s Undertaking Administration?

Undertaking staff vs. Undertaking administration staff

Vai trò của Nhà tài trợ – Position of the Undertaking Sponsor

Vai trò của Giám đốc chức năng trong quản lý dự án – Position of the Purposeful Supervisor

Vai trò của đội dự án – Position of the Undertaking Group

Vai trò của Giám đốc dự án – Position of the Undertaking Supervisor

Vai trò của Giám đốc chương trình – Position of the Program Supervisor

Vai trò của Giám đốc danh phần – Position of the Portfolio Supervisor