Tài liệu Bắc buộc (Necessities documentation) trong Quản lý dự án mô tả bí quyết từng đề nghị cá nhân đáp ứng nhu cầu buôn bán cho dự án. Những đề nghị có thể khởi đầu tại mức cao (tại trong Venture Constitution) và ngày càng chi tiết hơn lúc có nhiều thông tin hơn về những đề nghị được biết tới. Trước lúc được cơ sở hóa (baseline), những đề nghị cần bắt buộc rõ ràng (có thể đo lường và đánh giá được), có thể truy nguyên, toàn bộ, nhất quán và được chấp nhận bởi những bên liên quan chính. Định dạng của tài liệu đề nghị có thể bao gồm từ 1 tài liệu đơn giản liệt kê toàn bộ những đề nghị được phân loại theo những bên liên quan và mức độ ưu tiên, tới những hình thức phức tạp hơn có chứa 1 bản tóm tắt, mô tả chi tiết và tệp đính kèm.
Những loại Necessities documentation khác nhau
Nhiều tổ chức phân loại những đề nghị thành những loại khác nhau, chẳng hạn như những đề nghị về giải pháp buôn bán và kỹ thuật. Những đề nghị về giải pháp buôn bán đề cập tới nhu cầu của những bên liên quan và những đề nghị về giải pháp kỹ thuật là bí quyết những nhu cầu ấy sẽ được thực hành. Những đề nghị có thể được nhóm thành những phân loại cho phép tinh chỉnh và khiến chi tiết hơn nữa lúc những đề nghị được xây dựng. Những phân loại này bao gồm:
– Bắc buộc buôn bán. Chúng mô tả những nhu cầu cấp cao của toàn bộ tổ chức, chẳng hạn như những vấn đề hoặc thời cơ buôn bán và nguyên nhân tại sao 1 dự án đã được thực hành.
– Bắc buộc của những bên liên quan. Chúng mô tả nhu cầu của 1 bên liên quan hoặc nhóm những bên liên quan.
– Bắc buộc giải pháp. Chúng mô tả những tính năng, chức năng và đặc điểm của siêu phẩm, dịch vụ hoặc kết quả sẽ đáp ứng những đề nghị của công ty và những bên liên quan. Bắc buộc giải pháp được phân loại tiếp thành những đề nghị chức năng và đề nghị phi chức năng:
* Bắc buộc chức năng. Những đề nghị chức năng mô tả những hành vi của siêu phẩm. Dí dụ bao gồm những hành động, quy trình, dữ liệu và tương tác mà siêu phẩm nên thực hành.
* Bắc buộc phi chức năng. Những đề nghị phi chức năng bổ sung những đề nghị chức năng và mô tả những điều kiện hoặc phẩm chất môi trường cần thiết để siêu phẩm có hiệu quả. Dí dụ bao gồm: độ tin cậy, bảo mật, hiệu suất, an toàn, mức độ dịch vụ, khả năng tương trợ, duy trì/thanh lọc, …
– Bắc buộc chuyển đổi và sẵn sàng. Chúng mô tả những khả năng tạm thời, chẳng hạn như những đề nghị huấn luyện và chuyển đổi dữ liệu, cần thiết để chuyển từ trạng thái hiện tại (“as-is” state) sang trạng thái tương lai mong muốn (“to-be” state).
– Bắc buộc dự án. Chúng mô tả những hành động, quy trình hoặc những điều kiện khác mà dự án cần đáp ứng. Dí dụ bao gồm những mốc thời kì, nghĩa vụ hợp đồng, những ràng buộc,…
– Bắc buộc chất lượng. Chúng là những điều kiện hoặc tiêu chí cần thiết để xác nhận hoàn thành thành công 1 giao phẩm dự án hoặc thực hành những đề nghị khác của dự án. Dí dụ bao gồm đánh giá, chứng nhận, xác nhận,…
Xem thêm
MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP®
Venture Constitution là gì?
What’s Venture Administration Plan? – Kế hoạch Quản lý dự án là gì?
