Thư ký là gì?
Thư ký là 1 người chuyên thực hành những công việc liên quan tới công tác tương trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hành những công việc liên quan tới giấy tờ, những công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp giấy tờ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lộ trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.
Thư ký ban đầu chỉ thực hành những chức năng liên quan tới việc ghi chép biên bản, hay những ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền. Ngày nay chức năng, nhiệm vụ và công việc của những thư ký đã được mở rộng, thư ký đã phát triển thành 1 nghề phổ thông} trong xã hội tiên tiến.
Xem thêm: Lễ tân văn phòng là gì?
CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN THƯ KÝ
Là 1 viên chức thư ký bạn sẽ bắt buộc thực hành những công việc dưới đây:
1. Sắp xếp lịch làm cho việc tại cơ quan
- Sắp xếp lịch làm cho việc, lịch họp, lịch công tác.
- Tổ chức những cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung những cuộc họp để chuyên dụng cho việc quản lý điều hành.
- Tổ chức hội ý để nghe những phòng ban hoặc cán bộ báo cáo quản lý và ghi ý kiến vào biên bản.
- Ghi ý kiến của lãnh đạo và chuyển ý kiến ấy xuống những đơn vị hoặc cá nhân để họ góp ý bằng văn bản. hoc ke toan
2. Tiếp nhận và xử lý thông tin
- Nhanh chóng phân loại văn bản, công việc bắt buộc được hoàn thành. Trợ giúp lãnh đạo giải quyết những văn bản tới. Ko được phép để ùn tắc.
- Đảm bảo văn bản tới cơ quan bắt buộc được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật.
- Tập hợp tình hình số liệu, tra tìm tài liệu tham khảo lúc cần thiết.
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ những phòng ban.
- Biên phiên dịch tài liệu lúc có đề nghị.
3. Đón tiếp khách hàng
- Tiếp khách và giải quyết 1 số công việc trong giới hạn và sự hiểu biết của mình.
- Sắp xếp chỗ đợi cho khách, ko để khách đã ngồi chờ 1 thời kì dài mà ko được để ý tới.
- Chuẩn bị phương tiện ghi chép lại thông tin đối sở hữu những cuộc họp.
- Chuẩn bị nước giải khát và chú tâm vào phương pháp chuyên dụng cho.
4. Sắp xếp những chuyến đi công tác cho cấp trên
- Phác thảo, soạn lộ trình cho chuyến đi: Phần đích của chuyến đi, những nơi tới, thời kì đi, thời kì tới, những điểm ngừng, …
- Lập bản chương trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, tại đâu, cần giấy tờ gì (tập giấy tờ số mấy),…
- Đặt vé phương tiện giao thông
- Đặt khách sạn: Cần tìm hiểu kỹ: vùng, những lọai phòng, giá cả, phương thức đặt
- Lập giấy tờ chuyến đi: Tài liệu cho từng cuộc làm cho việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập giấy tờ,…)
- Tạm ứng và quyết toán chi chi phí.
Xem thêm: Quản trị hành chính văn phòng là gì?
–
Bên cạnh ra để hiểu nghề thư ký văn phòng 1 phương pháp rõ nét nhất người sử dụng hãy tham khảo: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp
Khóa học sẽ giúp bạn:
- Hiểu được công việc nghiệp vụ và kỹ năng cần thiết của 1 thư ký, trợ lý chuyên nghiệp.
- Am hiểu các cách soạn thảo Công văn, Bố́o cáo, Tờ trình, Quyết định……
- Trở nên linh hoạt, khéo léo và chính xác, biểu hiện được tác phong và kinh nghiệm của 1 người thư ký, trợ lý chuyên nghiệp.
- Nắm vững nghiệp vụ thư ký như soạn thảo văn bản hoạt động công ty, chuẩn bị kế hoạch và nội dung làm cho việc cho lãnh đạo, nâng cao kỹ năng tổ chức làm cho việc.
Lê Ánh HR chúc người sử dụng thành công!
